نامه های کاری و تجاری در انگلیسی و نحوه‌ی نگارش آنها

نامه های کاری و تجاری در انگلیسی و نحوه‌ی نگارش آنها

اگر در حال گذراندن دوره های آیلتس باشید، چه در کلاس و چه به شکل آیلتس خوانی خودآموز، طبعا با نوشتن نامه در امتحان آیلتس آشنا هستید اما ما اغلب در دنیای ارتباطات دیجیتالی دیگر نامه نمی­نویسیم. بیشتر ارتباطات روزمره­ ی ما به وسیله­ ی تلفن یا ایمیل انجام می­ شود. از آنجایی که این روزها ما در مسائل تجاری، نامه­ های کمتری می­نویسیم و از آن­ها فقط برای ارسال پیام­ های بسیار مهم استفاده می­ کنیم، لازم است تا نحوه ­ی نگارش نامه ­های کاری و تجاری تاثیرگذار را در زبان انگلیسی بیاموزیم. برای افزایش کیفیت نامه­ ی تجاری بعدی خود، توصیه­ های زیر را دنبال کنید.

 نامه های کاری را چطور بنویسیم؟

برای نگارش نامه های کاری از قالب و کلام آغازین مناسب استفاده کنید

برای ایجاد تاثیر مثبت اولیه، دقت کنید که بخش آغازین نامه درست عنوان شده باشد و نحوه­ ی استفاده از کلمات درست باشد. آدرس شرکت در بیشتر کاغذهای نامه ­ی اختصاصی آنجا، در گوشه ­ی سمت راست به عنوان سربرگ وجود دارد. اگر آدرس در آن قسمت وجود نداشت، شما آدرس خود را در  گوشه ­ی سمت راست و آدرس گیرنده را، در صورتی که آن را داشته باشید، در سمت چپ، بالای نامه بنویسید.

تاریخ نامه را در پایین آدرس بنویسید و سپس نوشتن نامه­ ی خود را شروع کنید. از استفاده­ ی درست نام و عنوان گیرنده­ ی نامه مثلاٌ Dear Ms. Jones (آقای جونز محترم) اطمینان حاصل کنید. درصورتی که نام شخص گیرنده را نمی­دانید، از عناوینی مانند Dear sir یا Dear Madam و یا To whom it may concern (برای افراد مربوطه) استفاده کنید.

هدف خود را بیان کنید

شما باید هدف خود را در پاراگراف اول بیان کنید، مثلا:

As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.

در پیرو تماس تلفنی که داشتیم، این نامه را به منظور ارائه ­ی اطلاعات لازمه می­ نویسم.

لحن خود را با توجه به هدفتان از نوشتن نامه، انتخاب کنید

نامه های کاری اغلب به طور رسمی نوشته می­ شوند – درصورتی که ارتباطات ما غیررسمی تر باشد، به جای نامه می­توانیم از ایمیل استفاده کنیم. از آنجاییکه نحوه­ی نگارش نامه های تجاری در انگلیسی اغلب به صورت رسمی است، لحن نوشتن با توجه به علت نوشتن نامه قابل تغییر است.

در نامه­ های درخواستی، برای درخواست مودبانه­ تر اغلب از افعال کمکی مُدالاستفاده می­شود. برای مثال: نوشتن نامه با این لحن مودبانه نیست:

I want you to come to our office on Thursday.

از شما می­ خواهم روز پنجشنبه به شرکت ما بیایید.

به جای این لحن می­توانیم از would برای درخواستی مودبانه ­تر استفاده کنیم:

Would you be able to come to our office on Thursday?

آیا ممکن است روز پنجشنبه به شرکت ما تشریف بیاورید؟

اگر شما حامل خبری بد هستید یا می­خواهید عذرخواهی کنید، لازم است مودبانه و با تدبیر علت مسئله را بیان کنید. بدین منظور می­توانید از اصطلاحات زیر برای اعلام خبر بد استفاده کنید:

 I regret to inform you, I’m afraid that, unfortunately

متاسفم که به استحضار برسانم … متاسفم که …متاسفانه….

برای مثال:

 I regret to inform you that your application has been unsuccessful.

متاسفم که به استحضار می­رسانم درخواست شما ناموفق بوده است.

نامه هایی که در جهت شکایت نوشته می­شوند لازم است قاطعانه ولی مودبانه باشند. حقایق را عنوان کرده و با قضیه احساسی برخورد نکنید. برای مثال اگر تاخیر در تحویل کاری، تاثیر منفی در پروژه­ ی شما داشته است، شیوه مناسب عنوان کردن این مسئله در نامه این گونه خواهد بود:

The delivery was five days late and that caused severe disruption to our project.

تحویل کار پس از پنج روز تاخیر انجام شده است و این مسئله موجب اختلال جدی در پروژه­ ی ما شده است.

لحن نامناسب این نوع نامه­ ها می­تواند اینگونه باشد:

 I’m really angry because your staff messed up.

من به علت بی نظمی شما بسیار عصبانی هستم.

نحوه ی اتمام نامه

در پاراگراف آخر شما می توانید از عبارت های پایانی زیر استفاده کنید:

Please contact us if you have any further questions.

لطفا در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

اگر در حال ارسال پیوست (یا فایل ضمیمه) هستید می توانید از این عبارت ها در آخر نامه‌ی خود استفاده کنید:

Please find enclosed…

 برای دسترسی به پیوست­ها به … مراجعه کنید

I am enclosing…

 من در حال ارسال پیوست .. هستم

برای درخواست تماس در آینده لازم است در آخر نامه به آن اشاره کنید، برای مثال:

 I look forward to seeing you next Thursday.

مشتاق دیدار شما در روز پنجشنبه هستم.

نحوه­ ی تنظیم پایانٍ نامه

بخش پایانی نامه بستگی به رابطه ی شما با گیرنده­ ی نامه دارد. از عبارت Yours faithfully (ارادتمند شما)، زمانی استفاده کنید که نام فرد گیرنده نامه را نمی­دانید. از عبارت Yours sincerely  (ارادتمند شما)، در نامه­ های رسمی و در صورت شناخت گیرنده­ ی نامه استفاده کنید. همچنین می­توانید در نامه هایی که نسبتا غیررسمی هستند از Best regards یا Kind regards (با احترام) استفاده نمایید. لازم است بعد از این عناوین در آخر نامه امضای خود را قرار دهید و نام و سمت خود را بنویسید.

بررسی خطاها در نامه های کاری

مهمترین بخش نگارش نامه های کاری بررسی خطاهاست. همیشه لازم است نامه­ ی خود را از نظر اشکالات قواعدی، املایی و علائم نگارشی بررسی کنید. بعد از بررسی نهایی، از خودتان بپرسید که آیا نامه واضح، جامع، صحیح، مودب، موجه و کامل است یا خیر.

دفعه بعد قبل از نگارش نامه تجاری، تمامی این مراحل را بررسی کنید تا نامه­ ی شما موثرتر و مناسب باشد.

 پلتفرم تلکس