پاسخ دیرهنگام به ایمیل های کاری و چگونگی ابراز تاسف و عذرخواهی در قبال آن

 

حقیقتی که در رابطه با تکنولوژی وجود دارد این است که پیشرفت در فناوری زندگی ما را آسان تر و پربارتر کرده و اوقات فراغت بیشتری را برای ما فراهم ساخته است. همچنین باعث شده است بسیاری از جنبه های زندگی روزمره ما اساساً تغییر کند. یک مثال عالی از اینکه چگونه فناوری باعث تغییر در فرهنگ شده است را می توان در محل کار مشاهده کرد.

 

تا همین اواخر، ارتباطات تجاری یا به صورت حضوری، تلفنی یا از طریق پست معمولی انجام می شد. امروزه ارتباطات فرد به فرد، چه به صورت حضوری یا از طریق تلفن در حال کاهش است، در حالی که استفاده از ایمیل و پیام های متنی رشد چشمگیری داشته است. در حقیقت، تقریباً 90٪ از افراد درکسب وکار اظهار می دارند که پست الکترونیکی وسیله ارجح آنها برای برقراری ارتباط با مشتریان، تأمین کنندگان، رهبران تجاری و سازمان ها و کارکنان است.

 

این تغییر منجر به آن شده است که روزانه یک کارمند به طور متوسط ​​حجم بیشتری از پیام ها را دریافت کند. تعداد زیاد پیام های دریافتی به این معنی است که کارکنان باید مهارت های جدیدی را از نظر اولویت بندی و پاسخ به ایمیل ها بیاموزند، به علاوه مهارت ها و بهترین روش ها را برای برخورد با ایمیل هایی که پاسخ آن ها به طور اجتناب ناپذیری به تاخیر افتاده است فرا بگیرند.

یک کارمند اداری به طور متوسط ​​حدود 90 ایمیل در روز دریافت می کند و به طور معمول 40 پیام خروجی تولید می کند. این حجم ایمیل ها که سال به سال و به طور مداوم در حال افزایش است، پاسخ سریع به هر ایمیل برای کارکنان را غیرعملی می کند.

 

عکس العمل صحیح برای پاسخ به یک ایمیل چیست؟

نحوه برخورد کارکنان با ایمیل های دریافتی متفاوت است. اما به طور معمول، کارکنان ایمیل هایی را که می توانند در روز بعد یا بعدا پاسخ دهند، کنار می گذارند. گاهی اوقات این کار به صورت خجالت آوری به هفته بعد یا ماه آینده تبدیل می شود. اگرچه ممکن است وسوسه انگیز باشد که دیگر به ایمیل پاسخ ندهید تا اینکه با فرستنده پس از مدت غیر قابل توجیه طولانی تماس بگیرید، اما آداب معاشرت مدرن معمولاً نیاز به پاسخ دارد.

 

به طور کلی چگونگی عکس العمل شما برای پاسخ به یک ایمیل به تاخیر افتاده به جنبه های مختلفی مرتبط است، ولی عوامل اصلی این است که فرستنده کیست و موضوع ایمیل چیست. در اینجا چند مثال از نحوه‌ی پاسخ‌دهی به انواع خاصی از ایمیل ها در محیط کاری به زبان انگلیسی وجود دارد، همراه با برخی نکات که به مدیریت ایمیل های دریافتی و کاهش احتمال از دست دادن آنها کمک می کند.

طبعا اگر زبان آموز دوره های تخصصی آیلتس در یک آکادمی زبان باشید و بخواهید در آزمون آیلتس یا آزمون ماک آیلتس شرکت کنید، با نامه های آیلتس آشنایی دارید اما در این مقاله می خواهیم مخصوصا درباره ی نامه های کاری و چگونگی پاسخ به آنها در صورت تاخیر در جواب دادن، با شما صحبت کنیم.

پاسخ دیرهنگام

 

چگونگی ابراز تاسف برای پاسخ دیرهنگام به ایمیل های کاری و تجاری

 

پاسخ به تماس شغلی معمول

شبکه به بخشی مهمی از فضای کسب و کار امروز تبدیل شده است. اگر ایمیلی حاوی پیشنهادی برای بحث در مورد کار همراه با خوردن قهوه دریافت کردید، احتمال پذیرفتن تاخیر اندکی در پاسخ وجود دارد. هنگام پاسخ دادن، بهتر است که از عذرخواهی صرف نظر کرده و یک روز را برای ملاقات پیشنهاد دهید.

 

یادداشت مشتریان یا همکاران سابق

گذاشتن ایمیل ها و یادداشت های مشتریان یا همکاران سابق در گروه “موارد مورد بررسی” غیر معمول نیست. این ایمیل ها معمولاً یا ماهیت تبریک دارند یا به برخی از پروژه های جدید ارجاع می دهند. شاید این ایمیل ها از آن دشته باشند که نیاز به پاسخ فوری ندارند اما همیشه باید پاسخ داده شوند.

در اینجا بهترین راه پاسخ مستقیم و عذرخواهی برای پاسخ دیرهنگام است:

Thanks for your note from last week [month]. This new project has me a bit overwhelmed so I apologize for the delay.

معنی: با تشکر از یادداشت هفته [ماه] گذشته شما. این پروژه جدید کمی من را تحت الشعاع قرار داده است، بنابراین بابت تأخیر عذر میخواهم.

 

سپس مکالمه را با پرسیدن درباره‌ی پروژه ای که آن ها را مشغول کرده و یا اخباری درباره کسب و کارشان و پیشرفتشان ادامه دهید.

 

درخواست اطلاعات

در حالی که سعی می کنیم بلافاصله به ایمیل هایی که حاوی درخواست اطلاعاتی هستند زود پاسخ دهیم، اما حتی این درخواست ها نیز ممکن است به تاخیر بیافتند.

 

پاسخ شما به این نوع ایمیل ها مستلزم عذرخواهی ساده و سرراست برای پاسخ دیرهنگام است. مثلا گفتن Sorry for the delay in responding, your email was lost in the shuffle. (برای تأخیر در پاسخ متاسفم، متوجه ایمیل‌تان نشدم.) و پیوست کردن اسناد یا اطلاعاتی که آنها درخواست کرده اند.

منابع آیلتس

پاسخ به یک ایمیل کاری

پیام های متنی به طور کلی بسیار غیررسمی هستند اما به نظر می رسد بیشتر ارسال کنندگان انتظار پاسخ فوری دارند. نحوه برخورد شما با یک پاسخ به تاخیر افتاده تا حد زیادی به فرستنده بستگی دارد، اما به طور کلی بهتر است به هر دلیلی از قبیل نداشتن تلفن همراه خود، درگیر شدن در یک پروژه یا این واقعیت ساده که پیام در صندوق ورودی شما گم شده بود بخواهید به دلیل تأخیر و پاسخ دیرهنگام معذرت خواهی کنید.

 پلتفرم تلکس

نکاتی برای مدیریت ایمیل ها و جلوگیری از پاسخ دیرهنگام

یکی از بهترین راه ها برای جلوگیری از ارسال ایمیل “برای تأخیر متأسفم” استفاده از بهترین روش ها برای مدیریت ایمیل هاست.

 

در اینجا به چند نکته اشاره می‌کنیم:

برخی از زمان‌های خاص روز را برای خواندن و پاسخ دادن به ایمیل ها تخصیص دهید. بسیاری از حرفه‌ای ها سه بار در روز ایمیل خود را مدیریت می کنند. مانند ساعت 9 صبح، 12ظهر و 4 بعد از ظهر. در غیر این صورت آنها برنامه ایمیل خود را بسته می گذارند. بعضی از آنها پاسخ خودکار تنظیم می کنند که نشان دهنده زمان هایی است که ایمیل هایشان را چک می کنند بدین منظور که در صورت اضطرار برای پاسخ گویی با انها تماس گرفته شود.

 

اشتراک ایمیل هایی را که مرتبط با کسب وکارتان نیستند حذف کنید یا به جای چندین ایمیل در روز، ایمیل هفتگی درخواست کنید.

 

پوشه هایی را برای ایمیل‌هایی تنظیم کنید که رسیدگی به آنها به زمان بیشتری نیاز دارد. به عنوان مثال اگر یک همکار، مدیر یا مشتری اطلاعاتی را درخواست کند، پاسخ دهید که شما روی درخواستشان کار می کنید و اطلاعات را در اسرع وقت یا در یک زمان خاص در اختیار ان ها قرار خواهید داد. سپس ایمیل را در پوشه ” انتظار” قرار دهید.

 

پوشه اسپم خود را بررسی کنید. معمولاً پست الکترونیکی مشاغل قانونی وارد این پوشه نمی شود ولی حتماً حداقل یک بار در روز آن را بررسی کنید.

 

از دکمه حذف زیاد استفاده کنید. ایمیل های تبلیغاتی، اسپم های بی ربط را بلافاصله حذف کنید. و برای ذخیره آنهایی که به مراجعات بعدی نیاز دارند یک پوشه بایگانی تنظیم کنید.