چگونه یک توصیه نامه قوی و قانع کننده بنویسیم؟
How to Write a Convincing Recommendation Letter
اگر تا به حال از شما خواسته شده است که برای یک همکار، یک کارمند سابق یا حتی یک دوست خود توصیه نامه (Letter Of Recommendation یا Recommendation Letter) بنویسید، شما از قبل می دانید که این کار تا چه حد می تواند چالش برانگیز باشد – حتی اگر واقعاً در مورد آن شخص چیزهای خوب زیادی برای گفتن داشته باشید.
البته، این که شخصی برای چنین کار مهمی به شما اعتماد می کند، بسیار افتخارآمیز است. اما نامه های مرجع به ویژه هنگامی که کسی روی شما حساب می کند تا در برابر یک مدیری که می خواهد او را استخدام عادلانه قضاوت کنید، بسیار دشوار است و از طرفی شما نیز می خواهید پیامتان حرفه ای، متفکرانه و همراه با جزئیات شخصی ای باشد که به دوست یا همکار سابق شما کمک می کند تا در میان دیگر متقاضیان برجسته به نظر بیاید. اما شما باید در این باره مختصر باشید، زیرا واقعیت این است که نامه مرجع شما فقط یکی از مواردی است که یک تیم استخدام کننده ممکن است آنها را غربال کند.
علاوه بر همه اینها، شما باید در تعهد زمانی خود نیز دقت داشته باشید. توصیه نامه های قوی برای نوشتن به زمان و انرژی قابل توجهی نیاز دارند، بنابراین فکر اینکه باید در برنامه شلوغ خود زمانی را برای تهیه توصیه نامه کنار بگذارید، به خودی خود کاری ترسناک به نظر می رسد. علاوه بر تمام این گفته ها، همچنان دلایل زیادی وجود دارند که می توانند نوشتن یک توصیه نامه را تبدیل به کاری اعصاب خردکن کند – اما این بدان معنی نیست این کار همیشه همین قدر چالش برانگیز است.
در اینجا مواردی که باید قبل، در حین و پس از تهیه پیش نویس یک توصیه نامه قوی باید بدانید را به همراه چند نکته برای راهنمایی ارائه کرده ایم که می توانند راه را برایتان هموارتر کنند:
اطلاعاتی مربوط به پس زمینه کاری فرد مورد نظر خود را گرد آوری کنید (Collect the background information you need)
قبل از شروع نوشتن، مطمئن شوید که توصیه نامه شما برای چه هدفی ارائه خواهد شد. این که آیا هدف این است که به “شخص توصیه شده” کمک کنید تا شغل جدیدی پیدا کند، یا برای یک مورد دانشگاهی نوشته می شود، یا موضوع دیگری وجود دارد؛ در هر حال دانستن اهداف موجود، در تنظیم نامه به شما کمک می کند. از شخصی که توصیه نامه را برای او می نویسید بخواهید موارد زیر را برای شما فراهم کند:
Who to address the letter to: contact information, job title, etc.
مخاطب نامه چه کسی است: اطلاعات تماس، عنوان شغلی، و غیره
An up-to-date resume
یک رزومه به روز
A description of the position or program they’re applying for
شرح موقعیت یا برنامه ای که نامه به منظور درخواست برای آن نوشته می شود
Specific information, work history, or personal characteristics they’d like you to highlight
اطلاعات خاص، سابقه کار یا خصوصیات فردی که می خواهند برجسته شود
A deadline for the letter to be sent
آخرین مهلت ارسال نامه
Submission guidelines, if applicable
دستورالعمل های ارسال (در صورت وجود)
قالب توصیه نامه: مواردی که باید درج شود (Letter of recommendation format: what to include)
هنگامی که برای شروع نوشتن آماده شدید، پیروی از این فرمول استاندارد ساده ترین راه است:
بخش 1: معرفی مختصر و بیانیه ای برای توصیه (Section 1: a brief introduction and statement of recommendation)
به طور کلی، بهتر است نامه خود را با معرفی خود و ایجاد چگونگی و میزان شناختتان از معرف، آغاز کنید. در اینجا مستقیماً به موضوع بپردازید که در اصل فقط یک یا دو جمله کافی می باشد.
Example: My name is [Name], and it is my pleasure to strongly recommend [Name] for [position] at [Company]. [Name] and I worked closely together at [Company] for [length of time].
برای مثال: نام من [نامتان را بنویسید] است و خوشحالم که [نام فردی را که می خواهید معرفی کنید را بنویسید] را برای [موقعیت مورد نظر] در [نام شرکت/دانشگاه] به شدت توصیه کنم. [نام فردی را که می خواهید معرفی کنید را بنویسید] و من برای [مدت زمان آشناییتان] در [نام محل کار یا تحصیل مشترتان با فرد] با هم همکاری داشتیم.
بخش 2: دلایلی که احساس می کنید این شخص صلاحیت این سمت را دارد عنوان کنید (Section 2: reasons why you feel this person is qualified for the position)
در این مرحله، شما می خواهید برخی از نقاط قوت و خاص فرد مورد نظرتان را مطرح کنید. سعی کنید حداقل دو یا سه مورد را پیدا کنید که مربوط به موقعیتی باشد که برای آن درخواست می کنند. به عنوان مثال، اگر آنها به دنبال یک نقش مدیریتی هستند، با صحبت در مورد مهارت های رهبری یا تجربه مدیریت دیگر اعضای تیم شروع کنید.
Example: During our time together, [Name] was/has been an invaluable asset to our team. Not only is [Name] incredibly hardworking and organized, but [he/she/they have/has] continually volunteered to train new hires on our company’s best practices in [subject area/procedure]. In addition, [his/her/their] consistently positive attitude always helps the team stay motivated despite any challenges we may face throughout the day.
برای مثال: در طول مدت همکاری با هم، [نام فرد مورد نظر] برای تیم ما سرمایه ای بسیار ارزشمند بود / بوده است. او نه تنها بسیار سخت کوش و منظم است، بلکه [او / آنها] دائماً داوطلب آموزش استخدام شده های جدید در مورد بهترین روشهای شرکت ما در [حوزه / رویه] بوده و هست. علاوه بر این، نگرش دائماً مثبت او همیشه به تیم کمک می کند با وجود چالش هایی که ممکن است در طول روز با آن روبرو شویم، با انگیزه بماند.
بخش 3: نظر شخصی یا جزئیاتی به منظور پشتیبانی از ادعای شما درباره فرد موردنظرتان (Section 3: a personal anecdote or details/support to back your claim)
برای تاثیرگذارتر کردن بیشتر توصیه نامه خود، حتماً جزئیات شخصی را درنظر بگیرید یا به زمان مشخصی اشاره کنید جایگاه این فرد را در نظر شما برجسته تر کرده است. اگر بتوانید این نظرات را با معیارهای مشخص، درصد یا اعداد مشخص کنید بهتر هم می شود.
Example: In particular, [Name]’s knowledge of [subject area] played a huge role in helping our team accomplish [specific achievement or goal] this past year. [Elaborate and include personal details.]
مثال: به طور خاص، دانش [نام] در مورد [موضوع حوزه] نقش بسزایی در کمک به تیم ما در انجام [دستاورد یا هدف خاص] در سال گذشته داشته است. [جزئیات شخصی را بیشتر شرح داده و ان را بسط دهید.]
بخش 4: یک بیانیه مختصر نهایی همراه با اطلاعات تماس شما (Section 4: a brief closing statement with your contact information)
همیشه ارائه روشی ارتباطی برای تیم استخدامی برای عنوان کردن هرگونه سوال بیشتر با شما، بسیار مفید است و همچنین به مدیر استخدام یا استخدام کننده اصل بودن توصیه نامه شما بیشتر اثبات می شود.
Example: I wholeheartedly believe that [Name] would make a fantastic addition to your staff. Should you have any questions or need any further information, please feel free to contact me at [phone number] or [email].
برای مثال: من از صمیم قلب مطمئنم که [Name] کارمند فوق العاده ای برای شما خواهد بود. در صورت داشتن هرگونه سوال و یا نیاز به اطلاعات بیشتر، لطفا در صورت تمایل با من با [شماره تلفن] یا [ایمیل] در تماس باشید.
نکات مفیدی برای نوشتن توصیه نامه قوی (Helpful tips for writing a letter of recommendation)
Think carefully before saying yes (قبل از قبول این مسئولیت، خوب فکر کنید.) به عنوان یک قاعده کلی، فقط در صورتی که شخص از شما چنین درخواستی می کند، به انجام آن بپردازید، و با نوشتن توصیه نامه موافقت کنید. اگر توانایی و یا فرصت انجام آن را ندارید، رد مودبانه درخواست آنها کاملاً قابل قبول است.
Let the job description be your guide. (بگذارید شرح شغل و وظایف آن راهنمای شما باشد.) اگر برای رسیدن به آنچه می خواهید بنویسید مشکل دارید، سعی کنید با شرح شغل مورد نظر آغاز کنید و بخش هایی را پیدا کنید که در ان صلاحیت فرد و شرایط شغلیش تطابق دارند. این به شما یک توضیح کلی از مهمترین نکاتی را می دهد که باید آنها را در نامه وارد کنید، سپس می توانید جاهای خالی را با مشخصات شخصی و دیدگاه های خود پر کنید.
Follow the submission guidelines closely (رهنمودهای ارسال و تدوین را به طور دقیق دنبال کنید.) قطعا شما نمی خواهید چنین اشکالاتی بر وضعیت شغلی فرد تأثیر منفی بگذارد، بنابراین حتماً راهنمایی هایی را که به شما ارائه می شود را دنبال کنید. به عنوان مثال، اگر شرکت یا سازمان از شما می خواهد نامه را به روشی خاصی قالب بندی کنید، حتماً از قبل برای آن برنامه ریزی کنید و نامه خود را بر اساس آن ساختار تهیه کنید.
بعد از نوشتن توصیه نامه قوی چه کاری باید انجام دهید (What to do after writing a letter of recommendation)
هنگامی که توصیه نامه قوی خود را تهیه کردید، حتماً آن را برای ویرایش غلط های املایی، دستوری و نوشتاری تصحیح کنید – آن را با عجله ننویسد، شما قطعا نمی خواهید این تلاش ها به این ترتیب از بین بروند. پس از ارسال آن طبق دستورالعمل های ارسال شرکت، شما معمولاً نیازی به انجام کار دیگری ندارید، اما همیشه به شخصی که نامه را برای او نوشتید برای آرامش خاطر اجازه دهید تا اطلاع یاب که شما آن را ارسال کرده اید. علاوه بر این، اگر ایمیل یا شماره تلفن خود را وارد کرده باشید، تیم استخدام در صورت وجود هرگونه سوال دیگری با شما تماس می گیرند، پس حتماً در دسترس باشید. پس از آن، تنها چیزی که باقی مانده است این است که وقتی فرد توصیه شده کار رویایی خود را به دست می آورد و جشن می گیرد، تا حدی به توصیه درخشان شما نیز افتخار کند.
|
با رویکرد مفهومی |
هیچ دیدگاهی نوشته نشده است.