قرارگذاشتن به انگلیسی و چگونگی تنظیم آن

 

یکی از پایه های اصلی زندگی، توجه به قرارملاقات هاست. بیشتر مردم ویزیت دکتر یا مصاحبه‌­ی شغلی و یا دیگر موارد رسمی را “یک قرار ملاقات” می­دانند. درحالی که، فعالیت­ هایی از جمله دیدار با یک دوست برای ناهار یا شام، کنسرت رفتن با گروهی از دوستان و یا انجام کاری در آپارتمانتان، همگی نوعی قرار ملاقات به شمار می آیند.

 

نحوه­‌ی تنظیم و برگزاری قرارملاقات­ ها، برای کسانی که یادگیری انگلیسی را به منظور تجارت می­ آموزند و به مهارت­ های سازمانی نیازمندند، بسیار مهم است. توانایی تنظیم قرار ملاقات­ ها، تایید، تغییر یا لغو آن­ها، چه رسمی و چه غیر رسمی، به شما کمک می­کند تا زمان خود را به خوبی مدیریت کرده و عملکردی سازنده ­تر داشته باشید. علاوه بر این ها، این موضوع موجب کاهش استرس شما نیز می­ شود.

 

ما در این مقاله نکاتی را به شما خواهیم گفت تا بتوانید برنامه‌ی خود را بهتر تنظیم و مدیریت کنید. قرارگذاشتن به انگلیسی از طریق تلفن و ایمیل، نحوه ی کنسل کردن یا تغییر زمان و تاریخ قرار ملاقات و عذرخواهی برای آن و همچنین شیوه ی درخواست برای تایید قرار ملاقات، از جمله نکاتی است که در این مقاله به آن اشاره خواهد شد.

 

بهترین تمرین ها برای تنظیم قرار ملاقات و قرارگذاشتن به انگلیسی

از یک دفتر برنامه­ ریزی یا یک تقویم دیجیتال استفاده کنید. این دو به شما کمک می­کنند تا برنامه ریزی کرده و روز خود را مدیریت کنید. فعالیت­ های شما به ترتیب روند انجام شان باید در دفتر برنامه ریزی یا به اصطلاح پلنر شما نوشته شوند. یکی از مزایای استفاده از تقویم دیجیتال مثل Google Calendar این است که شما می­ توانید از طریق هر وسیله ای به آن دسترسی داشته باشید و اگر قرار ملاقات جدیدی برایتان پیش آمد می­توانید سریعاٌ به آن مراجعه کنید.

 

اولین کاری که هر صبح باید انجام دهید این است که تقویم خود را چک کنید تا بتوانید تمام فعالیت­ های روزتان را در ذهنتان تصویرسازی کرده و برایشان برنامه بریزید. اگر در یک روز چند قرار ملاقات داشتید، آنها را براساس اهمیت شان اولویت بندی کنید. باید دقت کنید که مهم ترین قرارملاقاتتان در اولویت لیست شما باشد تا تطبیق پذیری بیشتری داشته باشید.

قرارگذاشتن به انگلیسی

 

سعی کنید قرارملاقات­ هایی را که در یک منطقه قرار دارند در یک روز تنظیم کنید تا بتوانید در هزینه و زمان صرفه جویی کنید. بین قرارملاقت­ ها زمانی بین 15 تا 20 دقیقه وقت استراحت در نظر بگیرید. این فاصله زمانی به شما کمک می­کند تا ترافیک و تاخیرهای رفت و آمدی خود را مدیریت کنید. لیست چاپ شده ای از شماره‌ی افرادی که با آن­ها قرارملاقات دارید را همواره نزد خود داشته باشید. در صورتی که شبکه موبایل شما با اختلال مواجه شود، این لیست بسیار به کارتان می ­آید.

 

چگونه یک قرار ملاقات ترتیب دهیم؟

شما برای قرار گذاشتن باید با شخص مورد نظر تماس تلفنی برقرار کرده یا از ایمیل استفاده کنید. هرگز به این منظور، پیام متنی ارسال نکنید، مگر در شرایطی که بخواهید دوستی را برای ناهار دعوت ‌کنید.

زمانی که می­ خواهید از کسی درخواست ملاقات کنید، لازم است نام خود و علت ملاقات را برای وی ارسال کنید. همچنین شما باید بپرسید که این قرار چقدر به طول می انجامد و چه مدت لازم است منتظر بمانید. از قوانین و روند لغو قرار آگاه شوید، چرا که برخی از سازمان‌ها، برای لغو قرارملاقات­ هایی که تنها 24 ساعت قبل از قرار انجام می‌شوند، جریمه هایی را اعمال می‌کنند.

 

نحوه­ ی قرارگذاشتن به انگلیسی با ایمیل

در بیشتر موارد، ایمیل زدن روش مطلوبی برای قرار گذاشتن است. همین موضوع موجب می ­شود تا مهارت ایمیل زدن به منظور ترتیب یک قرارملاقات، برای کسانی که در کلاس های زبان در حال یادگیری زبان انگلیسی در حوزه تجارت هستند، بسیار مهم باشد.

زمانی که برای اولین بار برای کسی ایمیلی به منظور درخواست یک قرار ملاقات می فرستید، حتما در ابتدا اطلاعاتی درباره­ ی سوابق خود بدهید و علت درخواست قرارملاقات را ذکر کنید.

 

ایمیل زدن به فردی که نمی شناسید

اگر شما شخص موردنظر را نمی­ شناسید، لازم است تا اطلاعاتی درباره­ خود و شرکت‌تان به آن­ها بدهید. در اینجا مثال­ های رایجی از مکالمات رایج تجاری در انگلیسی را مشاهده می­ کنید:

 

I am _________ (followed by company info if appropriate) and I would like to meet with you to discuss…

من ….. (در صورت لزوم، همراه با اطلاعات شرکت) هستم و مایل هستم تا با شما ملاقاتی در ارتباط با …. داشته باشم.

 

My name is _______ and I would like to schedule a convenient time to meet.

نام من ….. است و تمایل دارم تا در فرصتی مناسب، ملاقاتی با شما داشته باشم.

 

توجه داشته باشید که زمان تقریبی مثلا “هفته­ ی بعد”، “هفته اول اکتبر” و … را عنوان کنید. این کار باعث می­ شود تا شخص مورد نظر راحت تر برنامه­ ی خود را چک کند و به مراتب سریع تر به درخواست شما پاسخ می­ دهد. زمان نوشتن یک ایمیل، شخص دریافت کننده ­ی ایمیل را همواره در نظر داشته باشید. به طور کلی ایمیل شما در سه گروه طبقه بندی می­شود: رسمی، معمولی یا غیر رسمی.

 

نمونه هایی از نامه های رسمی:

I would like to arrange a suitable time and place to meet to discuss….

تمایل دارم تا زمان و مکان مناسبی را برای ملاقات با شما تنظیم کنم تا درباره­ ی …. گفتگو کنیم.

 

I would like to arrange an appointment to review…

تمایل دارم تا قرارملاقاتی را به منظور بررسی … با شما ترتیب دهیم.

 

نمونه هایی از نامه­ های معمولی:

Could we meet on Thursday to review?

آیا ممکن است ما روز پنجشنبه قراری در ارتباط با بررسی … داشته باشیم؟

 

We should meet in the next few days to discuss…. When is a convenient time for you?

ما می­ بایست در همین چند روز ملاقاتی داشته باشیم تا درباره­ ی … صحبت کنیم. چه زمانی برای شما مناسب است؟

 

نمونه هایی از نامه های غیر رسمی:

Can we get together to talk about…?

آیا می­توانیم باهم گفتگویی در ارتباط با …. داشته باشیم؟

 

Do you have a few minutes tomorrow to discuss…

آیا فردا چند دقیقه ای وقت دارید تا درباره … صحبت کنیم؟

 

قرارگذاشتن به انگلیسی و چگونگی تایید آن

تنها زمانی یک قرارملاقات را تایید و قبول کنید که مطمئن هستید آن را انجام خواهید داد. در انگلیسی زمانی که یک قرارملاقات را تایید می­کنید، به یاد داشته باشید که حتما تاریخ و زمان قرار را تکرار کنید تا مطمئن شوید آن را درست متوجه شده ­اید.

 

درصورتی که از ایمیل استفاده می­کنید به محض اینکه قرار ملاقاتتان برنامه ریزی شد، باید آن را تایید کنید:

Thank you for your response. I look forward to meeting with you on Tuesday the first of October at 10 AM.

 

با تشکر از پاسخگویی شما. مشتاقانه منتظر ملاقات شما در روز سه شنبه، اول ماه اکتبر، ساعت 10 صبح هستم.

Thanks see you on Tuesday at 10. (informal)

با تشکر. روز سه شنبه ساعت 10 همدیگر را می­بینیم. (غیر رسمی)

 

بهتر است قرارملاقات‌تان را یک روز قبل از طریق یک ایمیل کوتاه یا یک تماس تلفنی تایید کنید.

 

لغو قرار ملاقات

گاهی شرایط ایجاب می کند تا قرار ملاقاتی را لغو کرده و یا آن را تغییر دهیم. در اینجا به بررسی چند مرحله می پردازیم:

 

خبر لغو قرار را به محض پیش آمدن موضوعی، اعلام کنید.

سعی کنید تا زمان قرار ملاقات را قبل از پایان تماس و یا در انتهای ایمیل ذکر کنید.

در این قسمت با نمونه هایی از لغو قرارملاقات، تجدیدنظر در زمان آن و عذرخواهی بابت تغییر را می­بینید.

Due to an upcoming business trip, I will be away from October 3-9. Is it possible to reschedule our meeting for the following week? Thank you in advance and I apologize for any inconvenience.

بنده به علت سفر کاری پیش آمده­ از سوم تا نهم اکتبر حضور نخواهم داشت. آیا این امکان وجود دارد که زمان جلسه را به هفته­ ی بعدی موکول کنیم؟ پیشاپیش از شما سپاسگزارم و بابت این شرایط نامساعد عذرخواهی می­ کنم.

 

Due to an unexpected situation, I need to cancel our meeting on Friday.

به علت پیشامد غیرمترقبه ­ای، مجبور به لغو قرارملاقاتمان در روز جمعه هستم.

 

تنظیم قرارملاقات ­های مدیریتی ممکن است در نگاه اول دلهره آور به نظر بیاید. با این حال، انجام تمرین ­های درست روزانه در زمانی کوتاه، باعث تقویت شما شده و کمک می­کند تا دستاوردهای بسیاری در کار کردن با افراد و شرکت­ ها به دست بیاورید.

 

 

 پلتفرم تلکس