نحوه‌ی نوشتن ایمیل حرفه‌ای انگلیسی در پنج مرحله

 

برای بیشتر ما، ایمیل رایج ترین شکل ارتباط کاری است، بنابراین درست نوشتن آن مهم است. اگرچه معمولاً نامه های الکترونیکی به اندازه نامه های کاغذی رسمی نیستند، اما برای ارائه تصویری خوب از شما و شرکت شما، باید حرفه ای باشند. نوشتن ایمیل حرفه‌ای انگلیسی کاریست که ممکن است در آموزشگاه ها و کلاس زبان به طور مشخص بر روی آن متمرکز نشده باشید. در این مطلب نحوه ی نوشتن ایمیل حرفه ای را خواهید خواند.

 

ایمیل حرفه‌ای انگلیسی

 

نحوه نوشتن ایمیل حرفه‌ای انگلیسی

 

این پنج مرحله ساده را دنبال کنید تا مطمئن شوید ایمیل های انگلیسی‌تان کاملاً حرفه ای نگارش شده اند.

 

  • با سلام شروع کنید.
  • از گیرنده تشکر کنید.
  • هدف خود را بیان کنید.
  • سخنان پایانی خود را اضافه کنید.
  • با یک عبارت پایانی به نامه خود خاتمه دهید.

 

  1. برای نوشتن ایمیل حرفه‌ای انگلیسی ایمیل خود را با سلام شروع کنید

همیشه ایمیل خود را با سلام و احوالپرسی، مثل “Dear Lillian” (لیلیان عزیز) شروع کنید. اگر ارتباط شما با خواننده رسمی است، از نام خانوادگی آنها استفاده کنید (به عنوان مثال “Dear Mrs. Price” (خانم پرایس عزیز). اگر رابطه تان غیر رسمی تر باشد، می توانید به سادگی بگویید: “Hi Kelly” (سلام کلی). اگر نام شخصی را که برایش نامه می نویسید نمی دانید، از موارد زیر استفاده کنید: “To whom it may concern” (برای فرد مربوطه) یا “Dear Sir/Madam” (آقا / خانم عزیز).

 

  1. از گیرنده تشکر کنید

اگر در حال پاسخ به پرسش مشتری هستید، باید با یک تشکر شروع کنید. به عنوان مثال، اگر کسی در مورد شرکت شما سوالی دارد، می توانید بگویید ، “Thank you for contacting ABC Company”(از اینکه با شرکت ABC تماس گرفتید متشکرم). اگر کسی به یکی از ایمیل های شما پاسخ داده است، حتماً بگویید ، “Thank you for your prompt reply”” (از پاسخ سریع شما متشکرم) یا “Thanks for getting back to me”(از پاسختان متشکرم). تشکر از خواننده باعث ایجاد احساس آرامش در او شده و باعث می شود مودب تر به نظر برسید.

 

  1. هنگام نگارش ایمیل حرفه‌ای انگلیسی هدف خود را بیان کنید

اگر شما شروع کننده‌ی یک نامه باشید ، ممکن است ذکر یک تشکر غیرممکن باشد. در عوض ، با بیان هدف خود شروع کنید. به عنوان مثال ، “I am writing to enquire about …” (من این نامه را در مورد … می نویسم) یا “I am writing in reference to …”. (این نامه را راجع به موضوع …. می نویسم.)

همیشه سعی کنید در ابتدای ایمیل هدف خود را روشن کنید و سپس وارد متن اصلی ایمیل خود شوید. به یاد داشته باشید ، مردم می خواهند ایمیل ها را سریع بخوانند، بنابراین جملات خود را کوتاه و واضح بیان کنید. همچنین باید به دستور زبان، هجی و علائم نگارشی توجه دقیق داشته باشید تا تصویری حرفه ای از خود و شرکت خود ارائه دهید.

 

  1. سخنان پایانی خود را اضافه کنید

قبل از اینکه ایمیل خود را تمام کنید، مودبانه است که یک بار دیگر از خواننده خود تشکر کنید و عبارات سپاسگزاری را به عنوان سخنان پایانی خود اضافه کنید. شما ممکن است با عبارت “Thank you for your patience and cooperation” (از صبر و همکاری شما متشکرم) یا با “Thank you for your consideration” (از توجه شما متشکرم) شروع کرده و سپس با “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” (اگر سوالی دارید، من را در جریان بگذارید) و “I look forward to hearing from you” ( مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.) ادامه دهید.

 

  1. با یک عبارت پایانی به نامه خود خاتمه دهید

آخرین مرحله، اتمام ایمیل حرفه‌ای انگلیسی با عبارت های پایانی مناسب است. “Best regards”(با احترام)، “Sincerely”” (با احترام) و “Thank you” (متشکرم) کلمات حرفه ای مناسبی برای این کار هستند. از اتمام ایمیل ها با “Best wishes” (با آرزوی بهترین ها) یا “Cheers” (به سلامتی) خودداری کنید، مگر اینکه دوست صمیمی خواننده باشید. سرانجام، قبل از اینکه دکمه‌ی ارسال را بزنید، ایمیل خود را یک بار دیگر بررسی کنید تا مطمئن شوید که از هر لحاظ عالی است!

 

 پلتفرم تلکس